• 索引号: 11370100004188645T/2025-00841 组配分类: 文字解读
  • 成文日期: 2025-07-14 发布日期: 2025-07-14
  • 发布机构: 济南市住房和城乡建设局
  • 标题: ​《济南市城建档案利用规定》政策解读
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​《济南市城建档案利用规定》政策解读
信息来源:市住建局法规处 浏览次数: 字体:【 分享:


《济南市城建档案利用规定》文件已于2025年7月8日正式印发,现将文件解读如下。

一、制定背景

随着我市城市建设的持续发展和更新改造步伐的加快,社会各界对城建档案的查阅利用需求呈现逐年显著递增的趋势。特别是在涉及工程质量追溯、工程款结算纠纷、产权归属确认、房屋维修与装修改造等关键领域,档案利用需求尤为突出和频繁。

长期以来,我市城建档案利用工作主要依据《济南市城乡建设发展服务中心城建档案利用指南》等内部管理制度进行规范。然而,近年来档案利用依据的上位法律法规(如《中华人民共和国档案法》及其实施条例等)相继出台并不断完善。同时,人民群众的法治意识和维权意识不断增强,对城建档案利用服务的规范性、便捷性、透明度提出了更高要求。原有的内部管理制度在法律效力、覆盖范围、程序透明度等方面已显不足,难以有效应对日益复杂多元的利用场景,容易在服务过程中引发误解甚至矛盾纠纷。

面对利用主体日益多元化、利用目的日趋多样化、利用需求持续增长的新形势,为切实保障档案利用工作的规范性、合法性、高效性,更好地服务城市建设、经济发展和民生需求,亟需制定并正式发布具有法律效力和约束力的专项文件。因此,我市决定出台《济南市城建档案利用规定》(以下简称《规定》),旨在对城建档案的利用条件、利用范围、申请程序等核心环节作出清晰、明确、统一的要求,为全市城建档案利用服务提供坚实的制度保障。

二、决策依据

 1.《中华人民共和国档案法》及其实施条例。明确了档案的开放利用原则、利用程序、权利义务及法律责任,是档案利用工作的根本法律遵循。

 2.《城市建设档案管理规定》(住建部令)及地方相关实施细则。专门针对城建档案的收集、管理、利用等作出了具体规定。

3.我市城市建设和档案管理工作实际。充分结合我市城建档案数量、类型、利用特点和面临的新问题、新挑战,确保《规定》的针对性和可操作性。

三、出台目的

1.提升服务规范性,保障合法权益。通过明确统一的利用规则和标准流程,规范档案管理机构和利用主体的行为,减少服务过程中的随意性和模糊地带,有效保障申请人依法、便捷获取档案信息的权利,同时保护档案信息涉及的国家秘密、商业秘密和个人隐私。

2.化解潜在矛盾,防范法律风险。清晰界定利用条件、范围、程序及各方权责,从源头上减少因规则不明、程序不清、理解差异导致的误会和纠纷,降低服务机构和利用主体的法律风险。

3.对接上位法规,完善制度体系。将国家及省市最新法律法规要求具体化、本地化,填补原有内部管理制度在效力层级和覆盖范围上的不足,构建起更加完备、合法、有效的城建档案利用管理制度体系。

4.适应发展需求,提升服务效能。回应城市建设发展和公众日益增长的档案信息需求,优化利用流程,提高服务效率与质量,更好地服务城市治理、工程建设、产权确认、司法维权、历史研究等多元化需求。

5.强化监督管理,保障档案安全。明确监管职责和违规处理措施,确保档案在利用过程中的实体安全和信息安全,维护档案的完整性与权威性。

四、重要举措

(一)优化利用服务机制

推行网上申请、电话咨询、现场帮办等模式,实现“数据多跑路,群众少跑腿”;移交、捐献单位享有优先利用权;政府应急需求(如抢险救灾)简化手续、优先办理。  

(二)分级分类管理档案利用

单位和个人凭合法证件(身份证、介绍信等)可直接利用;涉密、敏感内容(国家秘密、隐私等);移交时另有约定的档案。  

(三)细化未开放档案利用规则(第七条)  

产权人凭权属证明查阅自有建筑档案,委托需授权书;

物业、业委会需物业合同、业委会介绍信(或居委会证明),用于小区改造维护;参建单位利用自身参与项目档案,需建设单位介绍信,利用关联档案需项目审批文件。  

司法需求,需法院、仲裁机构调查令或案件关联文书。  

学术研究,需批准文件并签订利用协议,承诺成果归档。  

(四)强化安全管理 

优先提供电子档案,逐步以复制件替代原件(第十条);载有签章标识的复制件与原件同等有效(第十一条);利用未开放档案需签订保密协议,违规者承担法律责任(第十二条)。  

(五)完善监督与反馈机制

档案机构需核验利用材料,按需提供档案(第九条);收集利用意见,持续优化服务机制(第十五条),进行效果反馈。  

五、关键词

1.城建档案指城市规划、建设、管理活动中形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等载体的文件材料。

2.控制利用指因涉及国家安全、商业秘密、个人隐私等敏感内容,档案不向社会公开,仅限特定主体在严格审批后使用。

3.签章标识档案保管单位的法定印章或电子认证标记,用于确认复制件真实性

六、与上级政策的异同、特点

(一)相同点

1. 制定目的强调加强档案管理,服务经济社会发展。

2. 核心原则遵循合法、安全、保密、便利利用的原则。特别是对国家秘密、商业秘密、个人隐私、国家安全等信息的保护。

3. 开放利用基础单位和个人持有合法证明(介绍信、身份证等)可以利用已开放的档案。

4. 控制利用范围对涉及国家秘密、安全、隐私以及有特殊约定的档案实行控制利用。

5. 移交捐献寄存者优先权承认移交、捐献、寄存单位或个人对自身档案的优先利用权及对开放范围提出限制意见的权利。

6. 应急利用要求对因抢险救灾等公共利益需要的应急利用,要求简化手续、优先提供。

7. 复制件效力明确载有保管单位签章标识的复制件具有与原件同等效力,符合《档案法》关于电子档案法律效力的精神。

8. 保密责任强调利用未开放档案需签订保密责任书,利用者需承担保密义务,符合《档案法》及保密法规要求。

9. 涉密档案处理明确规定涉密工程档案利用按国家保密法律法规执行。

(二)不同点

1. 强调本地法规依据第一条明确提到依据了《济南市城市建设档案管理规定》,表明其是在落实本市相关法规基础上制定的,具有地方特色。

2. 服务导向与便民措施更具体第三条明确要求档案机构“坚持以利用为导向,优化流程,简化手续”,并具体列举了“网上申请、电话咨询、现场帮办”等服务方式,提出“推进档案查询利用服务线上线下融合”。这比上级法规更具体地强调了服务创新和便利化措施,体现了“放管服”改革精神在档案领域的落实。

3. 利用主体分类及证明材料要求细化第七条对七大类申请利用未开放档案的主体所需提供的证明材料进行了详细的规定。

4. 利用登记与核验流程明确第九条明确规定申请利用需办理“档案利用登记手续”,档案机构需“严格查验”材料,“核验合格后”按需提供。这比上级原则性规定更清晰地勾勒出了利用流程。

5. 载体保护策略具体化第十条明确提出“为保护纸质载体档案,档案利用以电子档案为主”。这直接点明了优先利用电子档案的核心目的是保护纸质原件,是对《档案法》中“推进传统载体档案数字化”要求的具体应用策略。

6. 利用效果反馈与持续改进机制第十五条要求档案机构“做好档案利用效果的反馈工作”,并据此“研究优化档案利用服务机制,改进方式方法,提高服务效能”。这体现了闭环管理和持续改进的服务理念。

7. 对“同意利用证明”的要求更明确第七条第七项要求“其他单位或个人”利用未开放档案需提供“城建档案形成单位、移交单位或产权单位同意利用的证明”。这比上级只强调“移交者意见”更全面,明确了档案来源方(形成、移交、产权方)的同意权。

(三)特点

1. 操作性强最大特点是第七条对利用主体和证明材料的细化,解决了基层执行中最关键的“怎么审”的问题,避免了模糊地带。第九条对登记核验流程的规定也增强了操作性。

2. 服务导向鲜明将优化服务流程、创新服务方式(线上线下一体化)作为单独条款(第三条)明确提出,并贯穿于利用登记、电子档案优先、反馈改进等环节,服务理念突出。

3. 管理精细化对利用主体精准分类、对证明材料精细要求、对利用流程清晰界定、对载体保护策略明确、对反馈改进提出要求,体现了精细化管理的思路。

4. 风险控制严密通过对未开放档案利用的高门槛(详尽的证明材料要求)、严格的核验程序(第九条)和强制的保密协议(第十二条),构建了严密的档案安全与保密风险防控体系。

5. 地方特色落实紧密结合济南市实际,依据本市规定制定,并在服务措施、管理细节上体现地方需求和管理特色。

6. 在遵循框架下创新严格遵守国家关于档案开放、保密、利用的基本原则和范围规定,没有突破上级设定的底线。创新主要体现在服务方式、管理细节、操作流程、证明材料规范等执行层面。

七、解读机构及咨询电话

解读机构:济南市城乡建设发展服务中心  

具体联系人:戴金英   

联系电话:0531-61378675


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