济南市住房和城乡建设局

关于印发济南市城市建设档案利用规定的通知

(济建发〔2025〕37号) 

各区县住房城乡建设局、济南新旧动能转换起步区管委会建设管理部、济南高新区管委会规划建设部、市南部山区管委会规划发展局，市住房城乡建设局机关各处室、局属各单位：

为进一步加强档案管理工作，现将《济南市城市建设档案利用规定》印发给你们，请认真贯彻执行。

                            济南市住房和城乡建设局

                                2025年7月8日

（此件公开发布）

济南市城市建设档案利用规定

第一条 为进一步加强城市建设档案（以下简称城建档案）利用工作，更好地发挥城建档案服务经济社会发展的作用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》、《城市建设档案管理规定》《济南市城市建设档案管理规定》等法律法规，结合我市实际，制定本规定。

第二条 本规定适用于我市行政区域范围内城建档案管理机构保管的城建档案的阅览、复制和摘录等利用工作。单位和个人利用城建档案应遵循本规定。

第三条 城建档案管理机构应坚持以利用为导向，优化流程，简化手续，通过网上申请、电话咨询、现场帮办等方式创新档案利用服务，推进档案查询利用服务线上线下融合，为城建档案利用提供便利。

第四条 单位和个人持有介绍信、工作证或居民身份证等合法证明，可以利用已经开放的城建档案。

档案利用者提交的单位介绍信应当载明单位名称、经办人姓名及身份证号等，并加盖单位公章。

第五条 下列城建档案不向社会开放，实行控制利用。

（一）城建档案中涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私、国家安全、公共安全、经济安全的城建档案；

（二）与移交、捐献、寄存城建档案的单位和个人有约定不宜向社会开放的。

第六条 向城建档案管理机构移交、捐献、寄存档案的单位和个人，可以优先利用该档案，并可以对档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，城建档案管理机构应当予以支持，提供便利。

第七条 申请利用未开放城建档案的，应提供第四条合法证明以及以下材料：

（一）建筑物所有权人：利用其专有部分建筑物档案的，应持有建筑物权属证明。委托他人查阅的，还应提供委托人授权委托书及被委托人身份证件。

（二）物业公司或业主委员会：因小区改造、建设、维护需要利用小区内建筑物、构筑物和市政基础设施相关档案的，物业公司应当提供物业管理合同及业主委员会介绍信，未成立业主委员会的应由居（村）民委员会出具介绍信；业主委员会还应当提供业主委员会备案材料。

（三）建设项目参建单位、个人：可以利用参建项目档案中直接体现本单位签章、本人签名的城建档案。利用参建项目档案中直接体现本单位签章、本人签名以外部分的城建档案，应当提供建设单位介绍信，建设单位注销或变更名称的，应当提供建设单位注销或变更材料。因工程建设需利用建设项目及其周边或者沿线建筑物、构筑物、城市基础设施等城建档案的，应出具项目审批文件。

（四）诉讼、仲裁当事人：因案件调查取证需要，利用其案件所需档案的，应当提供注明查档内容的法院或者仲裁机构出具的调查令或体现与所利用档案内容存在关联的受理案件通知书、判决书、仲裁裁决书、调解书、开庭传票、民事起诉状。委托律师利用的，还应当提供律师证、律所介绍信、当事人委托授权文件。

（五）司法机关、纪检监察机关、党政机关、行使公共管理职能的单位：应出具立案文件或者利用档案必要性的相关文件。

（六）项目研究的单位、个人：应提供项目研究批准文件，并与城建档案管理机构签订利用协议，明确档案安全利用和研究成果归档的要求。

（七）其它单位或个人：应提供城建档案移交单位或产权单位同意利用的证明。

第八条 政府有关部门因抢险救灾等公共利益需要应急利用城建档案的，城建档案管理机构应简化手续，优先提供。

第九条 申请利用城建档案，应当办理档案利用登记手续。城建档案管理机构要严格查验利用人提供的材料，核验合格后，按利用目的以适当数量和方式提供。

第十条 为保护纸质载体档案，档案利用以电子档案为主。

第十一条 城建档案管理机构提供社会利用的档案，应当逐步实现以复制件代替原件。数字、缩微以及其他形式的复制件，载有城建档案保管单位签章标识的，具有与档案原件同等的效力。

第十二条 利用未开放的城建档案，城建档案管理机构应与利用人签订保密责任书。

档案利用者应履行承诺的保密义务。如有违反，按照违反保密义务的有关规定承担相关法律责任。

第十三条 利用人在利用档案过程中，不得擅自提供、抄录、复制、公布属于国家所有的档案，不得篡改、损毁、伪造、销毁档案等，如有违反，依据《中华人民共和国档案法》《山东省档案条例》等法律法规规章追究责任。

第十四条 城建档案工作人员应严格执行档案利用规定和程序以及相关保密法律、法规的规定。

第十五条 城建档案管理机构应当做好档案利用效果的反馈工作，根据利用人反馈情况，研究优化档案利用服务机制，改进方式方法，提高服务效能。

第十六条 涉密工程档案利用按照相关保密法律法规执行。

    第十七条 本规定自2025年8月7日起施行。

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