《济南市城建档案利用规定》文件已于2025年7月8日正式印发，现将文件解读如下。

一、制定背景

随着我市城市建设的持续发展和更新改造步伐的加快，社会各界对城建档案的查阅利用需求呈现逐年显著递增的趋势。特别是在涉及工程质量追溯、工程款结算纠纷、产权归属确认、房屋维修与装修改造等关键领域，档案利用需求尤为突出和频繁。

长期以来，我市城建档案利用工作主要依据《济南市城乡建设发展服务中心城建档案利用指南》等内部管理制度进行规范。然而，近年来档案利用依据的上位法律法规（如《中华人民共和国档案法》及其实施条例等）相继出台并不断完善。同时，人民群众的法治意识和维权意识不断增强，对城建档案利用服务的规范性、便捷性、透明度提出了更高要求。原有的内部管理制度在法律效力、覆盖范围、程序透明度等方面已显不足，难以有效应对日益复杂多元的利用场景，容易在服务过程中引发误解甚至矛盾纠纷。

面对利用主体日益多元化、利用目的日趋多样化、利用需求持续增长的新形势，为切实保障档案利用工作的规范性、合法性、高效性，更好地服务城市建设、经济发展和民生需求，亟需制定并正式发布具有法律效力和约束力的专项文件。因此，我市决定出台《济南市城建档案利用规定》（以下简称《规定》），旨在对城建档案的利用条件、利用范围、申请程序等核心环节作出清晰、明确、统一的要求，为全市城建档案利用服务提供坚实的制度保障。

二、决策依据

 1.《中华人民共和国档案法》及其实施条例。明确了档案的开放利用原则、利用程序、权利义务及法律责任，是档案利用工作的根本法律遵循。

 2.《城市建设档案管理规定》（住建部令）及地方相关实施细则。专门针对城建档案的收集、管理、利用等作出了具体规定。

3.我市城市建设和档案管理工作实际。充分结合我市城建档案数量、类型、利用特点和面临的新问题、新挑战，确保《规定》的针对性和可操作性。

三、出台目的

1.提升服务规范性，保障合法权益。通过明确统一的利用规则和标准流程，规范档案管理机构和利用主体的行为，减少服务过程中的随意性和模糊地带，有效保障申请人依法、便捷获取档案信息的权利，同时保护档案信息涉及的国家秘密、商业秘密和个人隐私。

2.化解潜在矛盾，防范法律风险。清晰界定利用条件、范围、程序及各方权责，从源头上减少因规则不明、程序不清、理解差异导致的误会和纠纷，降低服务机构和利用主体的法律风险。

3.对接上位法规，完善制度体系。将国家及省市最新法律法规要求具体化、本地化，填补原有内部管理制度在效力层级和覆盖范围上的不足，构建起更加完备、合法、有效的城建档案利用管理制度体系。

4.适应发展需求，提升服务效能。回应城市建设发展和公众日益增长的档案信息需求，优化利用流程，提高服务效率与质量，更好地服务城市治理、工程建设、产权确认、司法维权、历史研究等多元化需求。

5.强化监督管理，保障档案安全。明确监管职责和违规处理措施，确保档案在利用过程中的实体安全和信息安全，维护档案的完整性与权威性。

四、重要举措

1.优化利用服务机制

便捷服务：推行网上申请、电话咨询、现场帮办等模式，实现“数据多跑路，群众少跑腿”。  

优先服务：移交、捐献单位享有优先利用权；政府应急需求（如抢险救灾）简化手续、优先办理。  

2.分级分类管理档案利用

开放档案：单位和个人凭合法证件（身份证、介绍信等）可直接利用。  

控制利用档案（第五条）：涉密、敏感内容（国家秘密、隐私等）；移交时另有约定的档案。  

3.细化未开放档案利用规则（第七条）  

产权人：凭权属证明查阅自有建筑档案，委托需授权书。  

物业、业委会：需物业合同、业委会介绍信（或居委会证明），用于小区改造维护。  

参建单位：利用自身参与项目档案，需建设单位介绍信；利用关联档案需项目审批文件。  

司法需求：需法院、仲裁机构调查令或案件关联文书。  

学术研究：需批准文件并签订利用协议，承诺成果归档。  

4.强化安全管理 

载体保护：优先提供电子档案，逐步以复制件替代原件（第十条）。  

复制件效力：载有签章标识的复制件与原件同等有效（第十一条）。  

保密责任：利用未开放档案需签订保密协议，违规者承担法律责任（第十二条）。  

5.完善监督与反馈机制

严格审核：档案机构需核验利用材料，按需提供档案（第九条）。  

效果反馈：收集利用意见，持续优化服务机制（第十五条）。  

五、关键词诠释

1.城建档案：指城市规划、建设、管理活动中形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等载体的文件材料。

2.控制利用：指因涉及国家安全、商业秘密、个人隐私等敏感内容，档案不向社会公开，仅限特定主体在严格审批后使用。

3.签章标识：档案保管单位的法定印章或电子认证标记，用于确认复制件真实性。

六、解读机构及咨询电话

解读机构：济南市城乡建设发展服务中心  

具体联系人：戴金英   

联系电话：0531-61378675